✦ Barbería Lords · Documento legal
Política de Tratamiento de Información y Protección de Datos
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
BARBERIAS LORDS LATAM SAS
Versión 1.0 · FINAL APROBADA POR DIRECCIÓN
Fecha de aprobación: 8 de septiembre de 2026
Aprobó: Hernando Luque Ariza · Representante Legal
Publicación: documento ratificado por el Área Jurídica y publicado
1. Responsable del Tratamiento
| Campo | Valor |
|---|---|
| Razón social | BARBERIAS LORDS LATAM SAS |
| NIT | 901565132-7 |
| Domicilio | Bogotá D.C., Colombia |
| Dirección | CL 109 18 C 17 OF 606 |
| Correo para habeas data | [email protected] |
| Teléfono | +57 321 843 6887 |
| Área responsable de atención | Área Jurídica del grupo empresarial |
| Representante legal | Hernando Luque Ariza |
| URL de publicación | https://barberialords.com/tratamiento-de-informacion/ |
BARBERIAS LORDS LATAM SAS (en adelante “LORDS” o “la Compañía”) es Responsable del Tratamiento de los datos personales respecto de los cuales determina las finalidades y los medios del Tratamiento.
Esta Política aplica a las actividades, marcas, formatos, sedes, establecimientos, plataformas y canales actuales y futuros operados directamente por BARBERIAS LORDS LATAM SAS.
La apertura, traslado, cambio de nombre, cierre o incorporación de una nueva sede o formato LORDS no modifica por sí sola esta Política, siempre que BARBERIAS LORDS LATAM SAS continúe siendo el mismo Responsable y no cambien materialmente las finalidades, las categorías de datos, la retención, el acceso de terceros o la forma de Tratamiento.
Las demás sociedades del grupo empresarial documentarán su calidad de Responsable o Encargado según corresponda en cada tratamiento. La pertenencia al grupo, por sí sola, no sustituye esa determinación.
El canal jurídico y de protección de datos puede ser atendido de manera centralizada por el Área Jurídica del grupo empresarial, actuando en nombre de BARBERIAS LORDS LATAM SAS para recibir y tramitar solicitudes de los Titulares.
2. Objeto y alcance
Esta Política establece los principios, finalidades, derechos, responsabilidades y procedimientos aplicables al Tratamiento de datos personales realizado por LORDS.
Aplica a la información de:
- clientes y prospectos;
- usuarios de páginas web, aplicaciones, chatbots y canales digitales;
- empleados, candidatos, contratistas, barberos y demás miembros de los equipos de trabajo;
- proveedores, aliados y contactos comerciales;
- visitantes de las sedes;
- y cualquier otra persona natural cuyos datos sean tratados legítimamente por la Compañía.
3. Principios
LORDS tratará los datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
Los datos se recolectarán para finalidades determinadas, legítimas e informadas y no se utilizarán posteriormente de manera incompatible con ellas.
4. Datos tratados y finalidades
| Titular / categoría | Ejemplos de información | Finalidades principales |
|---|---|---|
| Clientes y prospectos | identificación, contacto, reservas, servicios recibidos, preferencias, historial de atención, facturación, solicitudes y reclamos | prestar y administrar servicios, gestionar reservas, atención al cliente, fidelización y programas de beneficios, calidad, facturación, soporte, prevención de fraude y comunicaciones comerciales cuando procedan |
| Usuarios web, apps y chatbots | cuenta, autenticación, identificadores técnicos, IP, dispositivo, registros de actividad necesarios para operar el servicio y mensajes intercambiados con canales de atención | permitir acceso, prestar funcionalidades, seguridad, prevención de fraude, soporte, diagnóstico, continuidad y mejora de servicios |
| Colaboradores, barberos, candidatos y contratistas | identificación, contacto, información laboral o contractual, formación, asignaciones, turnos, desempeño y datos necesarios para la relación | selección, contratación, administración de personal, nómina y pagos, programación, operación, seguridad, cumplimiento de obligaciones legales y ejercicio de derechos |
| Proveedores y aliados | identificación, contacto, información tributaria, contractual y bancaria necesaria | selección, contratación, pagos, contabilidad, impuestos, cumplimiento contractual y gestión de riesgos |
| Imagen, audio o video | fotografías, grabaciones y videovigilancia | seguridad, evidencia, atención de incidentes y, cuando exista autorización específica, comunicaciones o contenidos |
| Geolocalización | latitud, longitud, precisión y marca de tiempo, únicamente en funcionalidades expresamente habilitadas | exclusivamente las finalidades informadas en el Aviso GEO vigente |
Cuando una finalidad requiera autorización específica, LORDS la solicitará antes del Tratamiento y conservará prueba consultable de ella.
La autorización general para una relación comercial, laboral o contractual no se interpretará como autorización ilimitada para finalidades materialmente diferentes.
5. Datos sensibles
LORDS evitará recolectar datos sensibles salvo cuando sean estrictamente necesarios y exista fundamento legal para su Tratamiento.
Cuando corresponda, se informará al Titular el carácter sensible del dato, la finalidad concreta y el carácter facultativo de responder preguntas relacionadas con datos sensibles. La autorización será explícita cuando la ley lo exija.
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles, en los términos de la normativa colombiana aplicable.
Las imágenes captadas por videovigilancia son datos personales y se rigen por esta Política y por el aviso instalado en cada sede.
6. Niños, niñas y adolescentes
El Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realizará únicamente cuando sea legalmente procedente, respete su interés superior y sus derechos prevalentes y cumpla las condiciones especiales exigibles.
Los servicios ordinarios de LORDS no utilizarán esta disposición como autorización general para recolectar datos de menores.
7. Autorización y prueba
Cuando la autorización sea necesaria, podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, técnicos o automatizados que permitan demostrar posteriormente una manifestación inequívoca del Titular.
El silencio, la inactividad o las opciones premarcadas no se utilizarán como mecanismo de autorización.
LORDS conservará prueba de la autorización y del contenido material del aviso o texto presentado al momento de otorgarla.
Cuando un tratamiento utilice versiones de texto, cada text_version deberá corresponder a un artefacto íntegro, inmutable y recuperable del texto aprobado.
8. Geolocalización en aplicaciones internas
LORDS podrá solicitar capturas puntuales de ubicación en aplicaciones internas en cualquiera de sus sedes, establecimientos o formatos actuales o futuros operados por BARBERIAS LORDS LATAM SAS, exclusivamente cuando la funcionalidad GEO haya sido habilitada para esa operación.
La captura será originada por una acción explícita del usuario. Bajo esta finalidad no se realizará seguimiento continuo, rastreo en segundo plano, registro de recorridos ni geofencing pasivo. La ubicación por sí sola no generará sanciones automáticas.
La autorización de geolocalización es independiente del permiso técnico que el usuario conceda al sistema operativo de su dispositivo.
El Aviso GEO vigente define las finalidades detalladas, los datos capturados, la retención, los derechos y las condiciones de la autorización.
La incorporación de una nueva sede o formato LORDS no exige por sí sola una nueva autorización GEO, siempre que:
- BARBERIAS LORDS LATAM SAS siga siendo el único Responsable del Tratamiento;
- se mantengan las mismas finalidades;
- no se amplíen las categorías de datos capturados;
- no cambie materialmente la retención;
- no aparezca acceso identificable por nuevos terceros; y
- no cambie materialmente la forma de Tratamiento.
Un cambio material en cualquiera de esas condiciones exige una nueva versión del aviso y, cuando corresponda, una nueva autorización.
9. Encargados, grupo empresarial y terceros
LORDS podrá contratar Encargados del Tratamiento para servicios tecnológicos, infraestructura y nube, analítica, mensajería, chatbots, reservas y agenda, pagos, publicidad digital, soporte, contabilidad, seguridad y otras actividades necesarias.
Los Encargados tratarán la información únicamente conforme a las instrucciones del Responsable, guardarán confidencialidad y adoptarán medidas adecuadas de seguridad y privacidad.
Cuando una sociedad del grupo empresarial preste a LORDS funciones administrativas centralizadas y trate datos por cuenta de LORDS, su rol y obligaciones deberán documentarse según corresponda.
Los datos podrán ser suministrados a autoridades cuando exista deber legal, orden judicial o requerimiento emitido en ejercicio de funciones legales.
10. Transferencias y transmisiones internacionales
Transmisión internacional: un Encargado ubicado fuera de Colombia trata datos personales por cuenta y siguiendo instrucciones de LORDS. Estas operaciones deberán contar con el instrumento contractual aplicable y las cláusulas exigidas por la normativa colombiana y las instrucciones vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Transferencia internacional: otro Responsable ubicado fuera de Colombia recibe datos y decide sobre su Tratamiento. Estas operaciones deberán cumplir el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las demás reglas aplicables.
LORDS mantendrá un inventario de proveedores y flujos internacionales, su calidad de Responsable o Encargado, finalidad, categorías de datos, ubicación relevante y soporte contractual.
Cuando la autorización del Titular sea jurídicamente necesaria para una transferencia específica, se obtendrá de forma expresa e inequívoca.
11. Conservación y vigencia de las bases de datos
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario y razonable para cumplir las finalidades informadas, ejecutar relaciones legales o contractuales, atender reclamaciones y cumplir obligaciones de conservación.
Desaparecida la finalidad y no existiendo deber legal o contractual de conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o sometidos al mecanismo legalmente procedente.
| Categoría | Plazo de conservación |
|---|---|
| Clientes activos | mientras exista relación comercial y hasta 5 años después del último servicio |
| Prospectos sin conversión | 2 años desde el último contacto o hasta revocatoria, lo que ocurra primero |
| Facturación y soportes contables | término legal aplicable |
| Colaboradores y contratistas | duración de la relación y términos legales aplicables |
| Candidatos no seleccionados | 6 meses desde el cierre del proceso, salvo autorización para bolsa de talento |
| Proveedores | duración de la relación y término legal aplicable |
| Videovigilancia | 30 días, salvo incidente, investigación o reclamación que justifique conservar el fragmento necesario |
| Evidencia de geolocalización | 14 días de disponibilidad y uso operacional; cumplido el plazo entra al mecanismo automatizado de eliminación física, que puede completarse de forma asíncrona |
Registro de autorización GEO (geo_legal_ack) | mientras la autorización respalde un tratamiento GEO vigente y, después, 3 años contados desde el último entre: última captura bajo ese ACK, revocación o sustitución de la text_version, o cierre de cuenta/terminación de la relación |
| Comunicaciones comerciales | hasta revocatoria o 2 años de inactividad, lo que ocurra primero |
Legal hold del ACK GEO
Si antes del vencimiento existe reclamación, investigación administrativa, requerimiento de autoridad o litigio relacionado con ese tratamiento, LORDS podrá conservar únicamente el ACK necesario hasta la terminación firme del procedimiento y un (1) año adicional.
Ese legal hold no extiende por sí mismo la conservación de la evidencia GEO más allá de los 14 días.
12. Seguridad, confidencialidad e incidentes
LORDS adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables para proteger la información contra pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
El acceso se limitará a personas y sistemas que lo requieran para funciones autorizadas.
Los incidentes de seguridad serán investigados, documentados, mitigados y reportados a la autoridad o a los Titulares cuando la normativa aplicable así lo exija.
13. Derechos de los Titulares
Los Titulares podrán:
- conocer, actualizar y rectificar sus datos;
- solicitar prueba de la autorización, salvo cuando legalmente no sea necesaria;
- ser informados del uso dado a sus datos;
- acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de Tratamiento;
- solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión cuando legalmente proceda;
- presentar consultas y reclamos; y
- presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente ante LORDS.
14. Procedimiento de consultas y reclamos
Las solicitudes se dirigirán a [email protected] o a los demás canales oficiales publicados por LORDS y serán atendidas por el Área Jurídica.
- Consultas: máximo 10 días hábiles. Cuando no sea posible responder dentro de ese término, se informará el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar 5 días hábiles adicionales.
- Reclamos: si está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes. Si transcurren 2 meses sin aportar lo solicitado, se entenderá desistido. El reclamo completo se resolverá en máximo 15 días hábiles; cuando no sea posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar 8 días hábiles adicionales. Mientras corresponda, se incluirá la leyenda “reclamo en trámite”.
15. Comunicaciones comerciales
Cuando LORDS utilice datos de contacto para promociones, novedades, fidelización u otras comunicaciones comerciales o publicitarias:
- utilizará los canales autorizados;
- habilitará un mecanismo ágil, sencillo y gratuito para dejar de recibir comunicaciones;
- no condicionará la compra o prestación de servicios que no lo requieran a la aceptación de publicidad;
- respetará los horarios legales: lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m., sin domingos ni festivos; y
- cuando resulte aplicable la periodicidad de la Ley 2300 de 2023, una vez exista contacto directo no contactará al consumidor más de una vez durante el mismo día ni mediante varios canales dentro de una misma semana.
Las comunicaciones estrictamente relacionadas con un servicio solicitado, una reserva, una transacción o información requerida por el Titular se tratarán conforme a su finalidad correspondiente.
16. Cookies y tecnologías similares
Las páginas web y servicios digitales podrán utilizar cookies u otras tecnologías para funcionamiento, seguridad, autenticación, preferencias, medición y publicidad.
Cuando se utilicen tecnologías que requieran información o consentimiento adicional, se implementará el aviso o mecanismo correspondiente de manera complementaria a esta Política.
17. Registro Nacional de Bases de Datos
LORDS verificará periódicamente si se encuentra obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
Cuando sus activos totales y demás condiciones la ubiquen dentro de los sujetos obligados por la regulación vigente, incluido el umbral aplicable de 100.000 UVT para sociedades, realizará y mantendrá actualizado el registro correspondiente.
La ausencia de obligación de inscripción en RNBD no exime a LORDS de las demás obligaciones de protección de datos personales.
18. Modificaciones
LORDS podrá modificar esta Política ante cambios legales, regulatorios, tecnológicos u operativos.
Las modificaciones sustanciales que cambien una finalidad previamente autorizada serán informadas a los Titulares y, cuando corresponda, requerirán una nueva autorización.
Cada versión conservará fecha de aprobación, fecha de publicación y trazabilidad del cambio.
19. Vigencia
Esta Política fue aprobada por el Representante Legal de BARBERIAS LORDS LATAM SAS el 8 de septiembre de 2026.
Está vigente desde su publicación, ratificada por el Área Jurídica, en:
https://barberialords.com/tratamiento-de-informacion/
ANEXO A · AVISO GEO APP TEAMS
El Aviso GEO de App Teams, text_version = geo-shadow-staging-v2, forma parte integral de esta Política y debe conservarse como artefacto jurídico inmutable y recuperable.
El Aviso GEO aplica a todas las sedes y formatos LORDS actuales y futuros operados por BARBERIAS LORDS LATAM SAS en los que se habiliten funcionalidades de geolocalización.
Studio Elite es un formato de Barberías LORDS, propiedad y operación de BARBERIAS LORDS LATAM SAS, y se rige por las mismas reglas de Tratamiento que las demás sedes y formatos LORDS.
ANEXO B · AUTORIZACIONES MODELO
B.1 Clientes — servicios
Autorizo a BARBERIAS LORDS LATAM SAS (NIT 901565132-7) a tratar mis datos personales para prestar y administrar los servicios que solicito, gestionar reservas, atención al cliente, facturación, programas de fidelización, soporte y las demás finalidades descritas en la Política de Tratamiento de Información. Conozco mis derechos como Titular y los canales dispuestos para ejercerlos. Política: https://barberialords.com/tratamiento-de-informacion/.
B.2 Clientes — comunicaciones comerciales separadas y opcionales
☐ Autorizo a BARBERIAS LORDS LATAM SAS a enviarme comunicaciones comerciales y publicitarias por los canales que seleccione. Entiendo que esta autorización es opcional, que no condiciona la prestación de los servicios y que puedo revocarla mediante un mecanismo gratuito y sencillo.
B.3 Colaboradores, barberos y contratistas
El colaborador o contratista autoriza a BARBERIAS LORDS LATAM SAS a tratar sus datos personales para selección, contratación, administración de personal, nómina y pagos, programación, operación, seguridad y cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, de conformidad con la Política de Tratamiento de Información publicada en https://barberialords.com/tratamiento-de-informacion/.
B.4 Videovigilancia
Esta sede cuenta con videovigilancia para finalidades de seguridad, evidencia y atención de incidentes. Responsable: BARBERIAS LORDS LATAM SAS, NIT 901565132-7. Retención ordinaria: 30 días, salvo incidente que justifique conservación adicional del fragmento necesario. Derechos: [email protected]. Política: https://barberialords.com/tratamiento-de-informacion/.
ANEXO C · CONTROL DE VERSIÓN Y APROBACIÓN
DOC = POLITICA_TRATAMIENTO_DATOS_LORDS_LATAM
VERSION = 1.0
APPROVED_BY_DIRECTION = YES
APPROVED_BY_REP_LEGAL = Hernando Luque Ariza · 2026-09-08
JURIDICO_RATIFICATION = RATIFICADA
PUBLICATION = PUBLICADA
PUBLIC_URL = https://barberialords.com/tratamiento-de-informacion/
RESPONSABLE = BARBERIAS LORDS LATAM SAS
NIT = 901565132-7
LEGAL_SCOPE = ALL_CURRENT_AND_FUTURE_LORDS_LOCATIONS_AND_FORMATS_OPERATED_BY_LATAM
STUDIO_ELITE = LORDS_FORMAT
STUDIO_ELITE_CONTROLLER = BARBERIAS LORDS LATAM SAS
GEO_TEXT_VERSION = geo-shadow-staging-v2
GEO_LEGAL_SCOPE = ALL_CURRENT_AND_FUTURE_LORDS_LOCATIONS_OPERATED_BY_LATAM
NEW_LOCATION_REQUIRES_NEW_ACK = NO_UNLESS_MATERIAL_TREATMENT_CHANGE
NEW_LOCATION_REQUIRES_TECH_ENABLEMENT = YES
GEO_EVIDENCE_RETENTION = 14D_LOGICAL + ASYNC_PHYSICAL_PURGE
GEO_ACK_RETENTION = 3Y_RULE + LIMITED_LEGAL_HOLD